Kako odpraviti ročne vnose in podvajanje podatkov v PANTHEON-u?
Ročni vnosi v PANTHEON-u so eden najpogostejših razlogov za napake, podvajanje podatkov in dodatno administrativno delo v podjetjih. Vzrok praviloma ni sam sistem, temveč večkratni ročni vnosi iste informacije skozi proces.
Podatek se pogosto vnese ob naročilu, ponovno ob pripravi blaga in nato še ob izdaji dokumenta.
ERP sistemi pogosto beležijo dogodke šele po njihovem zaključku, medtem ko se je operativno delo že izvedlo. Posledično zaposleni uporabljajo dodatne evidence, preverjajo podatke med oddelki in iste informacije večkrat prepisujejo.
Zakaj podjetja večkrat vnašajo isti podatek
V številnih podjetjih podatek skozi proces potuje v obliki dokumenta. Vsak oddelek dokument prejme, ga preveri in ponovno vnese v sistem.
Tipičen primer ročnih vnosov v PANTHEON:
-
- naročilo se prejme po elektronski pošti,
-
- prodaja ga vnese v PANTHEON,
-
- skladišče ga natisne in uporabi pri pripravi,
-
- ob odpremi se podatki ponovno potrdijo,
-
- računovodstvo dokument dodatno preveri.
Sistem tako postane zbirka potrjenih dogodkov, operativno delo pa zahteva lastne zapiske, Excel evidence ali dodatna usklajevanja.
Posledica je, da isti podatek v podjetju nastane večkrat, namesto da bi se skozi proces neposredno prenašal.
Kako nastanejo napake
Zakaj dodatne kontrole ne pomagajo
Podjetja težavo pogosto rešujejo z dodatnimi preverjanji: podpisovanjem dokumentov, dvojno kontrolo ali ročnim usklajevanjem.
Tak pristop napako zazna, ne pa prepreči.
Namesto enega koraka nastanejo trije:
-
- vnos,
-
- preverjanje,
-
- popravek.
Proces postane počasnejši, število napak pa se bistveno ne zmanjša, saj vzrok ostaja enak — večkratni vnos istega podatka.
Kadar podatek nastane večkrat, podjetje nadomešča tok informacije z nadzorom.
Neposreden prenos podatka v procesu
Učinkovitejši pristop je, da podatek nastane ob samem dogodku in se nato skozi proces prenaša brez ponovnega vnosa.
To v praksi pomeni:
-
- ob prevzemu ali izdaji blaga se podatek zabeleži neposredno ob skeniranju (PanScan),
-
- naročila iz spletnih trgovin preidejo v PANTHEON brez ročnega prepisovanja (PanStore),
-
- odprema se potrdi že med pripravo paketa in ne šele naknadno v administraciji (PanDistro).
Ko so operativni koraki povezani, sistem sodeluje v procesu in ne zgolj beleži njegovega rezultata.
Takšen način dela predstavlja celovit procesni pristop (PanSmart), kjer informacija nastane enkrat in se uporablja v vseh naslednjih fazah procesa.
Poslovni učinki
Ročni vnosi v PANTHEON-u praviloma niso posledica omejitev sistema, temveč načina organizacije procesa.
Ko se podatek zabeleži ob dogodku in se skozi proces prenaša brez ponovnega vnosa, se potreba po dodatnih kontrolah bistveno zmanjša.
Sistem ostane enak, spremeni pa se njegova dejanska uporaba — iz evidence v operativno orodje za vodenje poslovanja.
