Zakaj podjetja poleg ERP sistema še vedno uporabljajo Excel (in kako to odpraviti)
ERP sistem naj bi podjetju zagotovil enoten vir podatkov, večjo preglednost poslovanja in manj ročnega dela.
V praksi pa se pogosto zgodi, da poleg ERP sistema še naprej nastajajo dodatne evidence – najpogosteje v Excelu. To pomeni, da ERP in Excel v podjetju pogosto delujeta vzporedno, kar vodi v podvajanje podatkov in dodatno delo.
Takšno stanje običajno ni posledica omejitev sistema, temveč samega načina dela, ki se ob uvedbi ERP rešitve ni prilagodil dejanskemu poteku operativnih procesov.
Pričakovanja ob uvedbi ERP sistema
Podjetja ob uvedbi ERP sistema pričakujejo:
-
- enotno evidenco poslovnih podatkov,
-
- zanesljivo stanje zalog,
-
- hitrejšo obdelavo naročil
-
- manj administrativnega dela in
-
- manj napak pri vnosu podatkov.
ERP naj bi postal centralni informacijski sistem, na katerega se zanašajo vse službe v podjetju. V praksi pa zaposleni za vsakodnevno delo pogosto še vedno potrebujejo dodatne sezname in lastne evidence.
Zakaj podjetja ob ERP še vedno uporabljajo Excel
Trenutek nastanka podatka v ERP sistemu
Pogost razlog za vzporedne evidence ni funkcionalnost sistema, temveč trenutek, ko podatek nastane.
Če se podatek v ERP zapiše po dogodku, sistem vedno zaostaja za realnim stanjem. Posledično nastaneta dve različni informaciji:
-
- stanje v informacijskem sistemu,
-
- stanje v dejanskem procesu (npr. v skladišču).
Zaposleni se zato pogosto zanašajo na lastne evidence, ker odražajo trenutno stanje.
Posledice podvajanja podatkov
Tak način dela povzroča značilne težave:
Prodaja, nabava in skladišče razpolagajo z različnimi podatki.
Podatki se prepisujejo iz papirja ali pomožnih evidenc v ERP.
Zaradi nezaupanja v sistem se uvajajo ročna preverjanja.
Čas se porablja za potrjevanje in usklajevanje namesto za izvedbo dela
Podjetja pogosto rešujejo težavo z dodatnimi kontrolami ali celo razmišljajo o menjavi ERP sistema, čeprav vzrok ni v programski opremi.
Kako odpraviti dodatne evidence v ERP
Ključna sprememba je premik trenutka vnosa podatka.
V praksi to pomeni, da mora sistem sodelovati pri samem dogodku.
Na primer:
-
- dodatne evidence niso več potrebne,
-
- stanje zaloge je zanesljivo,
-
- število napak se zmanjša in
-
- procesi se pohitrijo.
Uporaba Excela ob ERP sistemu praviloma ne pomeni neustrezne programske opreme, temveč neustrezno prilagojen proces. Podjetja redko prerastejo ERP – pogosteje prerastejo način njegove uporabe.
Ko se podatek v sistem zapiše ob samem dogodku, ERP preneha biti evidenca za nazaj in postane operativno orodje za delo v realnem času.
Takrat dodatne evidence postopoma izginejo.
